Der Gast-User funktioniert ähnlich wie ein Benutzer in einem klassischen Ticketsystem. Er hat zunächst keinen Zugriff auf Inhalte und kann nichts einsehen.
Auf Boards:
Sobald ein Gast-User zu einem Board hinzugefügt wird, kann er je nach Konfiguration entweder alle Karten oder nur die ihm zugewiesenen Karten sehen. Das Bearbeiten von Karten ist ihm nicht gestattet. Sofern dies erlaubt ist, kann er jedoch Kommentare zu den Karten hinzufügen.
Verschiedene Elemente innerhalb von Karten können aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen vor Gast-Usern verborgen werden, darunter spezifische Anhänge, Aufgabenlisten und benutzerdefinierte Felder. Gast-User können zudem keine anderen Board-Mitglieder sehen, es sei denn, die Gast-Sichtbarkeit wird explizit pro Board aktiviert – in diesem Fall können sie nur andere Gast-User sehen.
Im Posteingang (neu in der Pro-Version):
Mit entsprechenden Berechtigungen kann der Gast-User Karten direkt im Posteingang erstellen. Sobald eine Karte aus dem Posteingang in eine Spalte verschoben wird, stehen dem Gast-User für diese Karte nur noch die Kommentarfunktion zur Verfügung – sofern diese aktiviert ist.